Modèle d'attestation de vigilance à Monaco

Un dossier de vigilance— que l'on désigne aussi comme attestation interne de vigilance— rassemble, pour une relation d'affaires donnée, l'ensemble des diligences accomplies au titre de l'obligation de vigilance. Il répond à une question simple : si l'AMSF ouvrait ce dossier demain, pourrait-on démontrer, pièces à l'appui, que le client a été identifié, que le bénéficiaire effectif a été remonté, que le criblage a été mené, que le risque a été apprécié et que les mesures adéquates ont été prises ?

Ce dossier n'est pas une formalité de plus : c'est la trace probante de la vigilance. La Loi n° 1.362 impose d'identifier et de vérifier l'identité du client (art. 4, 13, 14), d'identifier le bénéficiaire effectif (art. 21), de comprendre l'objet et la nature de la relation (art. 3) et, le cas échéant, d'établir l'origine des fonds (art. 4-2). Le dossier consigne le résultat de chacune de ces étapes.

Trame indicative à adapter. Chaque rubrique indique la base légale dont elle découle. Les rubriques signalées « le cas échéant » ne s'appliquent que lorsque le profil de risque ou l'opération les déclenche.

Cette trame se complète au fil des diligences et se met à jour à chaque événement significatif (nouvelle opération, changement de bénéficiaire effectif, recriblage). Les rubriques relatives au criblage et à l'origine des fonds s'appuient sur les listes et seuils détaillés dans le guide pratique du criblage.

Un dossier de vigilance utile se complète au moment des diligences, pas reconstitué après coup. Quelques principes opérationnels :

• Dater et nommer l'opérateur— chaque contrôle doit pouvoir être rattaché à une personne et à une date. C'est ce qui rend le dossier opposable.
• Joindre, ne pas seulement décrire — conservez les copies des documents probants et les captures du criblage (listes interrogées, sources, résultat), de sorte que le contrôle puisse être rejoué.
• Justifier les décisions— la classification de risque, le traitement d'un faux positif ou l'application d'une vigilance renforcée se motivent en quelques lignes. L'absence de justification est, en pratique, le principal point de faiblesse relevé en inspection.
• Mettre à jour — le dossier vit pendant toute la relation : il intègre les recriblages et les événements significatifs au titre de la vigilance constante.

Côté archivage, l'article 23 de la Loi n° 1.362 fixe une conservation de cinq ans à compter de la fin de la relation d'affaires, prorogeable jusqu'à un maximum de dix ansau total. Le support doit garantir l'intégrité et la disponibilité des données sur toute cette durée : un dossier figé, horodaté et restituable sur demande satisfait à cette exigence mieux qu'un ensemble de fichiers épars.

En inspection, l'AMSF n'évalue pas seulement l'existence de procédures : elle vérifie, dossier par dossier, que la vigilance a été réellement exercée et documentée. Le dossier de vigilance est la pièce qui le démontre. Les points le plus souvent regardés :

• la cohérence entre le niveau de risque retenu et les mesures effectivement appliquées (une vigilance renforcée annoncée mais sans origine des fonds documentée, par exemple) ;
• la remontée du bénéficiaire effectifau seuil d'au moins 25 % (art. 21), y compris dans les structures à plusieurs niveaux ;
• la traçabilité du criblage — listes interrogées, date, sources, résultat — et le traitement documenté des correspondances ;
• le respect de la conservation (art. 23) et la capacité à restituer rapidement un dossier complet.

Les erreurs fréquentes tiennent rarement à un manque de bonne foi : dossier complété de mémoire après l'entrée en relation, criblage réalisé mais non conservé, décision de risque non motivée, ou confusion entre un État ou territoire à haut risque (ETHR)— qui déclenche une vigilance renforcée (art. 17 ; liste fixée par l'Arrêté Ministériel n° 2021-703 du 8 novembre 2021) — et un État ou territoire non coopératif (ETNC), qui relève d'une logique distincte. Un dossier figé au moment du contrôle évite l'essentiel de ces écueils.