Conservation des documents LCB-FT à Monaco

L'article 23 de la Loi n° 1.362 pose une règle claire : les documents, données ou informations recueillis dans le cadre des obligations de vigilance sont conservés pendant cinq ans, durée prorogeable pour une durée supplémentaire maximale de cinq ans — soit dix ans au total.

Cette conservation a une finalité précise : permettre de reconstituer, a posteriori, le déroulé de la vigilance et des opérations. C'est elle qui rend la diligence démontrable. Sans pièce archivée, une mesure de vigilance correctement exécutée reste invérifiable — et, du point de vue d'un contrôle, équivaut souvent à une mesure non exécutée.

L'obligation porte sur l'ensemble des éléments produits ou recueillis au titre de la vigilance, et non sur la seule pièce d'identité. En pratique, cela recouvre notamment :

• les pièces d'identificationdu client et du bénéficiaire effectif (pièces d'identité, extraits de registres, chaîne de détention pour les structures complexes) ;
• les justificatifs d'origine des fonds et, le cas échéant, du patrimoine ;
• les résultats de criblage et rapports produits lors de la vérification (sanctions, PEP, registres, médias) ;
• la correspondance de vigilance: échanges, demandes de pièces, notes d'analyse, autorisations hiérarchiques et décisions d'entrée ou de maintien en relation.

Le rapport horodaté issu d'un criblage constitue ainsi une pièce de conservation à part entière : il fige ce qui a été vérifié, quand et avec quelles sources.

Le délai de cinq ans court à compter de la fin de la relation d'affaires— et non de la date d'entrée en relation ni de la date de collecte de chaque pièce. Pour une relation qui dure plusieurs années, les pièces les plus anciennes restent donc conservées tant que la relation est active, puis pendant cinq ans après sa clôture.

Cette durée initiale est prorogeable pour une durée supplémentaire maximale de cinq ans, portant la conservation à dix ans au total. La prorogation répond notamment aux besoins des autorités compétentes ; elle ne crée pas un nouveau délai distinct, mais étend le délai initial dans la limite des dix années.

Lorsqu'une relation d'affaires fait l'objet d'une mise à jour — nouveau criblage, renouvellement d'une pièce d'identité, mise à jour de la connaissance du client — les anciennes pièces ne sont pas écrasées : elles sont conservées en plus des nouvelles.

Cette règle est essentielle. La conservation a pour objet de reconstituer l'historique de la vigilance : il faut pouvoir établir ce qui était connu, et vérifié, à chaque étape. Remplacer une ancienne pièce par sa version à jour effacerait précisément cet historique. Chaque version successive — ancien et nouveau criblage, ancien et nouveau justificatif — coexiste dans le dossier pendant toute la durée de conservation applicable.

En cas d'inspection, l'Autorité Monégasque de Sécurité Financière (AMSF) ne se contente pas de constater qu'une vigilance a été annoncée : elle vérifie qu'elle peut être prouvée. La traçabilité— l'ensemble des pièces conservées au titre de l'article 23 — est généralement la première chose examinée.

Un dossier dont les pièces d'identification, les justificatifs d'origine des fonds, les résultats de criblage et la correspondance de vigilance sont archivés, horodatés et accessibles démontre une démarche maîtrisée. À l'inverse, des pièces manquantes, écrasées ou impossibles à dater fragilisent la position de l'entité, indépendamment de la qualité réelle de la vigilance exercée. Conserver, c'est rendre la conformité opposable.