Délais de conservation des documents LCB-FT à Monaco

L'article 23 de la Loi n° 1.362 fixe la durée de conservation des documents recueillis au titre des obligations de vigilance : cinq ansaprès la fin de la relation d'affaires, durée prorogeable jusqu'à dix ans. Cette prorogation permet, dans certaines situations, de répondre aux besoins des enquêtes et des contrôles au-delà du délai de base.

Pour la portée exacte de l'article et les hypothèses de prorogation, reportez-vous au texte consolidé de la Loi sur legimonaco.mc. Notre page générale sur la conservation des documents replace cette obligation dans l'ensemble du dispositif.

Le point de départ est une source d'erreur fréquente. Le délai ne court pas à compter de l'entrée en relation ni de la dernière opération, mais à compter de la fin de la relation d'affaires. Tant que la relation est active, les documents doivent être conservés ; le décompte des cinq ans ne débute qu'une fois la relation clôturée.

Cette règle a une conséquence pratique : la date de clôture de chaque relation doit elle-même être tracée, faute de quoi il devient impossible de déterminer quand les documents peuvent être détruits. Une politique de conservation rigoureuse documente donc, pour chaque dossier, la date de fin de relation.

L'obligation porte sur les éléments constitutifs du dossier de vigilance, parmi lesquels on retrouve généralement :

• les pièces d'identification du client et des bénéficiaires effectifs ;
• les éléments relatifs à l'objet et à la nature de la relation, et au profil de risque retenu ;
• les justificatifsrecueillis, notamment sur l'origine des fonds et, le cas échéant, du patrimoine ;
• la trace des criblageset des décisions prises, y compris l'analyse des correspondances écartées.

Le rapport de criblage daté fait partie de cette trace : il documente, à une date certaine, les sources consultées et les décisions de l'opérateur.

Les documents peuvent être conservés sous forme électronique ou papier, dès lors qu'ils restent lisibles, intègres et accessibles pendant toute la durée de conservation. Un archivage électronique structuré présente l'avantage de la traçabilité et de la rapidité de restitution.

L'exigence déterminante est l'accès: lors d'un contrôle, l'AMSF peut demander la production des documents, et l'entité doit pouvoir les restituer sans délai excessif. Un dossier conservé mais introuvable équivaut, en pratique, à un dossier non conservé. Notre guide sur la préparation à une inspection détaille ces attentes.

Une conservation maîtrisée repose sur trois réflexes : horodater chaque pièce du dossier, tracer la date de fin de chaque relation pour fixer le point de départ du délai, et garantir la restitution rapide en cas de demande. C'est à ces conditions que la conservation devient une protection, et non une simple contrainte.

Trace contribue à cette traçabilité en produisant, à chaque criblage, un rapport daté et opposable que vous classez dans le dossier du client. Vous pouvez tester gratuitement ou consulter nos formules.