Criblage LCB-FT à Monaco : Excel ou logiciel dédié ?

Cribler manuellement, c'est consulter soi-même les sources publiques pour chaque client et chaque bénéficiaire effectif : les listes de sanctions, le statut de personne politiquement exposée (PEP), la liste nationale de gel des fonds, et une recherche de médias défavorables. Les résultats sont ensuite recopiés dans un tableur qui sert de registre.

La méthode a un mérite : elle est immédiate et sans coût d'outil. Mais elle fait reposer sur l'opérateur trois charges lourdes : l'exhaustivité (avoir pensé à toutes les listes pertinentes), la fraîcheur (les listes changent fréquemment) et la preuve(démontrer, plus tard, ce qui a été vérifié et à quelle date). C'est sur ce dernier point que le tableur est le plus fragile : il n'horodate pas la consultation et se prête mal à une reconstitution en inspection.

Dimension par dimension, voici ce qui distingue les deux approches. Le tableau ne vise pas à disqualifier le criblage manuel, mais à éclairer le moment où il atteint ses limites.

Le « logiciel dédié » décrit ici correspond au fonctionnement de Trace ; d'autres outils existent et peuvent différer.

Choisir Excel ou un logiciel ne change rien aux obligations de fond — seulement la manière de les remplir. Dans les deux cas, vous devez :

• cribler le client et ses bénéficiaires effectifs (la personne physique détenant au moins 25 %) contre les listes pertinentes ;
• consulter systématiquement la liste nationale de gel des fonds ;
• conserver la preuvede la diligence cinq ans à compter de la fin de la relation, durée prorogeable jusqu'à dix ans (article 23) ;
• pouvoir la présenter en inspection de façon lisible et datée.

Autrement dit, la vraie question n'est pas « Excel ou logiciel » mais « quelle méthode me permet de tenir ces obligations dans la durée, sans faille de preuve ? ». Pour le détail des étapes, voir la checklist KYC / LCB-FT.

Quelques repères pratiques, sans dogmatisme :

• Volume faible et ponctuel— quelques dossiers par an, profils simples : le criblage manuel peut suffire, à condition d'archiver rigoureusement chaque consultation et sa date.
• Volume régulier, bénéficiaires effectifs multiples, profils internationaux — le tableur atteint vite ses limites de temps et de preuve ; un outil dédié sécurise la couverture et la traçabilité.
• Exposition au contrôle— si une inspection de l'AMSF est plausible, la capacité à produire une preuve horodatée et complète devient déterminante.

Le plus simple est d'essayer : l'essai gratuit de deux semaines permet de comparer, sur vos propres dossiers, le temps et la traçabilité d'un criblage outillé par rapport à votre méthode actuelle.